Thuê phần mềm HRM theo tháng hay mua trọn đời?

[tspvn]

Khi triển khai phần mềm quản trị nhân sự, ngoài yếu tố nền tảng công nghệ, doanh nghiệp còn đứng trước quyết định quan trọng: sử dụng phần mềm HRM theo mô hình trả phí định kỳ hay đầu tư bản quyền trọn đời. Mỗi lựa chọn đều có ưu điểm và giới hạn riêng, phù hợp với từng giai đoạn phát triển cũng như chiến lược vận hành khác nhau. Quyết định đúng đắn không chỉ liên quan đến ngân sách, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ linh hoạt, khả năng cập nhật hệ thống và hiệu quả quản trị trong dài hạn.
1. Thuê phần mềm HRM theo tháng
Mô hình thuê phần mềm HRM theo tháng cho phép doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông qua chi phí định kỳ, thường được tính theo số lượng người dùng hoặc phạm vi phân hệ.
Ưu điểm nổi bật của phương án này nằm ở tính linh hoạt và khả năng kiểm soát dòng tiền. Hệ thống có thể được triển khai nhanh chóng, không yêu cầu đầu tư ban đầu lớn, đồng thời dễ dàng điều chỉnh quy mô sử dụng khi nhân sự biến động. Các hoạt động cập nhật tính năng, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật thường do nhà cung cấp đảm nhiệm, giúp bộ phận nội bộ giảm đáng kể gánh nặng vận hành.
Tuy vậy, nếu sử dụng trong thời gian dài, tổng chi phí thuê có thể vượt mức đầu tư mua trọn đời. Bên cạnh đó, mức độ phụ thuộc vào nhà cung cấp và các điều khoản liên quan đến dữ liệu, dịch vụ hỗ trợ cũng là yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng.
2. Mua phần mềm HRM trọn đời: Chủ động lâu dài, chi phí đầu tư ban đầu cao
Mua phần mềm HRM trọn đời là phương án thanh toán chi phí bản quyền một lần để khai thác hệ thống trong thời gian dài, thường đi kèm phí bảo trì hoặc nâng cấp định kỳ.
Lợi thế của lựa chọn này là quyền sở hữu phần mềm và mức độ chủ động cao trong vận hành. Doanh nghiệp ít chịu áp lực chi phí định kỳ và có thể tùy biến sâu hệ thống theo quy trình quản trị đặc thù. Với những tổ chức có nhu cầu sử dụng ổn định, tổng chi phí sở hữu về lâu dài có thể được tối ưu hơn so với hình thức thuê.
Ngược lại, phương án này đòi hỏi nguồn vốn ban đầu tương đối lớn, đồng thời phát sinh thêm chi phí cho nâng cấp, bảo trì và nguồn lực kỹ thuật. Trong bối cảnh công nghệ thay đổi nhanh, hệ thống cũng tiềm ẩn nguy cơ lỗi thời nếu không được cập nhật kịp thời.
>> Tìm hiểu thêm Doanh nghiệp >100 nhân sự cần HRM khác gì SME: https://tsp-vn.mystrikingly.com/blog/doanh-nghiep-100-nhan-su-can-hrm-khac-gi-sme
3. Lựa chọn nào phù hợp cho doanh nghiệp?
Không tồn tại một mô hình tối ưu cho mọi tổ chức. Quyết định thuê theo tháng hay mua trọn đời cần được cân nhắc dựa trên quy mô doanh nghiệp, ngân sách, mức độ sẵn sàng về hạ tầng CNTT và định hướng phát triển dài hạn.
Doanh nghiệp SME hoặc đang trong giai đoạn mở rộng thường ưu tiên mô hình thuê nhờ chi phí ban đầu thấp, khả năng triển khai nhanh và tính thích ứng cao.
Các tổ chức có quy mô lớn, nhu cầu sử dụng ổn định và đội ngũ CNTT mạnh có thể cân nhắc mua trọn đời để tối ưu chi phí dài hạn và tăng mức độ kiểm soát.
Quan trọng hơn, phần mềm HRM cần được nhìn nhận như một nền tảng quản trị dữ liệu con người, thay vì chỉ là công cụ hành chính. Lựa chọn mô hình triển khai phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả, nâng cao năng lực quản lý và tạo nền tảng cho phát triển bền vững.
=> Tìm hiểu thêm các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự HRM: https://tsp.com.vn/bai-viet/phan-mem-quan-ly-nhan-su